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GESTÃO DE CONTRATOS 

... de Sistemas de Informação (Parte 1)

continuando o original, inicialmente publicado sob o título "Sistemas de Gestão de Contratos" in Aspetus.com, Novembro de 2001

Existe um velho ditado que afirma “Se não conheces os teus contratos, não conheces o teu negócio”. Os contratos são o reflexo do que determinada organização decidiu comprar ou vender. Desta forma, são a base de qualquer negócio.

A maior parte das transacções de negócio baseiam-se na existência de um contrato entre a parte que fornece e a que adquire. É através deste documento, mais ou menos formal, que duas ou mais entidades estabelecem o enquadramento da sua relação de negócio.

No entanto, sendo o contrato a pedra que alicerça a construção das organizações, quantas destas conhecem e acompanham devidamente a sua execução? Porque colocam tanto tempo e esforço na sua negociação e tão pouco na sua gestão?

O empenho e competência com que se negoceiam contratos, são um grande determinante da saúde financeira de qualquer empresa. No entanto, a forma como se efectua o acompanhamento da sua execução (as partes envolvidas, as suas responsabilidades, as acções que é necessário executar e as renovações e extensões que é necessário negociar e controlar) pode ainda ser mais importante para a sobrevivência da organização. 

Os contratos na área dos Sistemas de Informação, pelos valores que representam, e porque envolvem compras de tecnologia e de serviços de implementação, exigem a construção de uma abordagem faseada e muito cuidada à sua negociação, gestão e implementação.

FASES DA GESTÃO DE CONTRATOS: AQUISIÇÃO

Numa primeira fase, que se inicia numa iniciativa estratégica e termina com a assinatura do contrato de aquisição e/ou implementação, são realizadas algumas das actividades mais importantes para o futuro da organização. A esta fase, chamamos FASE DE AQUISIÇÃO.

Iniciativa Estratégica

A primeira actividade a realizar durante esta fase, prende-se com a transformação da Iniciativa Estratégica, emanada da alta direcção da organização, no primeiro esboço do que poderá vir a ser essa iniciativa em termos de sistema de informação. Com base nos objectivos próprios da iniciativa, devem procurar definir-se os seus requisitos de negócio e avaliar detalhadamente se estes são cabalmente respondidos pela actual infra-estrutura de sistemas de informação. Esta avaliação exige, normalmente, a realização de uma auditoria minuciosa às actuais capacidades dos sistemas e aplicações informáticas utilizadas pela empresa.

Se o resultado desta avaliação for pouco favorável há capacidade de resposta dos actuais sistemas e aplicações aos requisitos de negócio exigidos pela iniciativa estratégica, então deverá começar a pensar-se na renovação da actual infra-estrutura de sistemas de informação. 

Plano de Sistemas

No entanto, esta possível renovação não deverá iniciar-se sem uma primeira definição estratégica ao nível da implementação de novos sistemas de informação. Só se ganha esta perspectiva estratégia após a elaboração de um Plano/Programa Director de Sistemas de Informação. É, com base neste documento que deverá assentar toda uma estratégia de actuação, quer ao nível da aquisição, quer ao nível da implementação e pós-implementação do novo sistema informação. Este documento deverá referenciar todos os projectos que a organização deverá realizar (quer existam, ou não, oportunidades de utilização de tecnologias de informação), mas também deverá apresentar o primeiro esboço dos seus planos de implementação. Com este plano aprovado, assumido e bem presente, surge o momento em que é necessário começar a detalhar os requisitos de negócio, de uma forma que seja compatível com a construção de um, ou mais, futuros Cadernos de Encargos

Caderno de Encargos

A par do Plano Director de Sistemas de Informação, o Caderno de Encargos é o documento mais importante criado em todas as fases do Processo de Gestão de Contratos. Como, normalmente, se destina a realizar uma consulta a fornecedores externos à organização, é fundamental que seja o mais detalhado e explícito possível. Se o não for, as empresas convidadas à sua resposta não terão matéria suficiente para, também elas, responderem com a máxima qualidade. Enganos ou omissões nesta actividade pagam-se mais tarde em atrasos na implementação, motivados por "rework", erros de desenvolvimento ou parametrização, volumes acrescidos de trabalho, etc., e que no final implicam, custos acrescidos e atrasos na resposta às exigências do mercado, que podem vir a por em causa a própria sobrevivência da organização.

Após o lançamento do Caderno de Encargos, segue-se um período de avaliação de propostas, onde além da avaliação financeira, deverá ser efectuada uma avaliação técnica, tão completa quanto possível, podendo mesmo exigir-se do fornecedor a realização de um protótipo com as funcionalidades mais importantes requeridas pelo novo sistema ou aplicação. 

Se as perspectivas contidas no Cadernos de Encargos apontarem para a aquisição e implementação de um sistema complexo, deve colocar-se uma especial ênfase, não só na avaliação das capacidades técnicas e funcionais das alternativas tecnológicas, mas também na avaliação das mesmas capacidades em termos humanos, isto é, deve procurar inquirir-se sobre o registo histórico das implementações realizadas pelo possível parceiro de implementação, complementando esta informação com a avaliação da qualidade dos recursos humanos que este perspectiva e se compromete a colocar no projecto.

Se a avaliação funcional e tecnológica do sistema ou aplicação for considerada muito boa para a empresa/organização adquirente, o parceiro de implementação for considerado "seguro" e o investimento financeiro e humano exigidos à própria organização forem considerados adequados, deverá partir-se para a assinatura do contrato que, tanto quanto possível, deve ser com um "prime contractor", pela maior facilidade de inter-locução que oferece na implementação das fases seguintes do plano/projecto.

É no momento da assinatura do contrato que dá-mos por finalizada a FASE DE AQUISIÇÃO. Seguem-se as fases de IMPLEMENTAÇÃO e PÓS-IMPLEMENTAÇÃO, que abordaremos com mais detalhe em futuras intervenções neste "site".

 

Mensagem Inicial

Um Pouco de História

O Hiper-Espaço de Negócio

"Um por Todos, Todos por Um"

Gestão de Contratos... (Parte 1)

Reengenharia ou Engenharia...

Pessoas e Tecnologias...

Da Dinâmica Empresarial

Da Informação ao Conhecimento

Desempenho Organizacional

Gestão Electrónica Documentos

Plano Estratégico de SI

Produtividade e Complexidade

O Impacto do ERP

A Dinâmica da Mudança

As TI no Sector Público Estatal

Medir o Desempenho

Provedores do Cliente

Free Software - o futuro das TI

Gestão de Projectos - calcanhar...

Liderança e Vitória

Outsourcing Estratégico e ...

O Primado da Ideia

A Meta - O Romance da Gestão

Resposta - IT Does Not Matter...

e-Segurança - Preparados?

IT Governance - ...

Reengenharia do Sector Público

 

 
         

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