Conhecimento.Ideia.Inovação

 

GESTÃO

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Da Informação ao Conhecimento 

in Semanário Económico, nº 810, 19 de Julho de 2002

É o conhecimento que permite realizar trabalho. Este será de tão melhor qualidade quanto o nível de conhecimento sobre as actividades a realizar.

Antigamente, a Informação era um recurso raro e de difícil acesso. Hoje, encontra-se disponível através de inúmeros canais de comunicação. O Conhecimento, um recurso ainda mais raro e ciosamente guardado, começa hoje a ser fundamental transmitir ao mesmo ritmo da informação. 

A detenção de um sólido conhecimento sempre foi uma componente estratégica na evolução de qualquer empresa, mas agora a época é outra, a concorrência é cada vez mais sofisticada e encontra-se presente em todas as vertentes do negócio, seja nas actividades de marketing, seja nas financeiras, seja nas de construção/produção e inovação de produtos e serviços.

Para prosperar neste contexto de negócio, qualquer empresa tem que conseguir transformar, a ritmos cada vez mais acelerados, informação em conhecimento, conhecimento em decisão e decisão em acção. No entanto, com o actual grau de complexidade do negócio e de variabilidade nas condições dos mercados, existe uma grande dificuldade em tratar e disponibilizar informação adequada à geração de conhecimento útil para a organização.

Em qualquer organização, é o conhecimento que permite realizar trabalho. Este será de tão melhor qualidade quanto o nível de conhecimento detido sobre as actividades a realizar. No entanto, a qualidade do trabalho não depende somente da qualidade do conhecimento do recurso humano que o realiza. Depende também, e em larga medida, da própria natureza do trabalho, assim como de todas as componentes que suportam o seu processo de execução, onde as Tecnologias de Informação detêm um papel capital.

Sistema de Gestão do Conhecimento

Sem a implementação de um Sistema de Gestão do Conhecimento, é pouco provável que alguma empresa possa vir a gerar conhecimento verdadeiramente útil a partir do enorme volume de informação que diariamente recolhe e processa. No entanto, como um Sistema de Gestão de Conhecimento é constituído por Pessoas, Processos e Tecnologias, a sua implementação com sucesso só pode ser realizada, se as tecnologias empregues forem adaptadas à natureza do trabalho realizado e estiverem preparadas para potencializar a melhoria contínua dos processos de negócio.

Se o trabalho é realizado individualmente ou em grupo, se é de rotina ou exige constantes tomadas de decisão, são realidades completamente diferentes que é preciso conhecer profundamente antes de iniciar a concepção de um Sistema de Gestão do Conhecimento. Para mais, cada empresa é constituída por células funcionais que, muitas vezes, apresentam comportamentos muito divergentes na forma como geram, mantêm e divulgam o seu conhecimento.

Auditoria ao Conhecimento

Desta forma, o primeiro passo na construção de um Sistema de Gestão do Conhecimento, passa, necessariamente, pela realização de uma Auditoria ao Conhecimento da empresa ou organização. Pela realização desta auditoria, cada empresa determina, não só o seu “grau de inteligência”, mas também as suas forças e fraquezas, obtém um avaliação científica do seu potencial competitivo, e identifica as “benchmarks” que lhe irão permitir deter uma base de comparação para poder elevar o seu nível de Conhecimento. Uma Auditoria ao Conhecimento, também permite identificar oportunidades e áreas onde as melhorias são mais prementes.

No entanto, qualquer que seja a metodologia seguida, é fundamental medir vários factores que reflectem, aumentam e/ou escondem o Conhecimento da organização. O principal dos quais prende-se com a recolha, análise e avaliação da actual base de conhecimento da organização, desde a biblioteca documental em papel, até à informação guardada na cabeça dos colaboradores. O Conhecimento/Inteligência da organização, deve ser posteriormente classificado numa matriz de quatro quadrantes, de forma a poder facilmente distinguir-se qual o conhecimento que “sabe que detém”, qual o que “sabe que não detém”, qual o que “não sabe que detém”, e qual o que “não sabe que não detém”. Obviamente, que a maioria das empresas esperará estar na área “sabe que detém”. Mas, se não for este o caso? Se os outros quadrantes forem mais importantes, o futuro Sistema de Gestão do Conhecimento terá algumas características particulares?

Quando existirem evidências de que existe conhecimento que a organização “não sabe que detém”, esta deve preocupar-se, uma vez que não está a conseguir transferir para os seus colaboradores tudo o que poderia. Não está a aumentar e a melhorar o seu próprio conhecimento. Mas, mais difícil de identificar, é o conhecimento que a organização “não sabe que não detém”. Se existir qualquer indicação de que esta condição se verifica, é provável que esteja associada a uma organização que não encoraja a descoberta nem a inovação.

No entanto, uma Auditoria ao Conhecimento não se esgota não análise da anterior componente. O Conhecimento da organização também deve ser avaliado através da sua capacidade para utilizar as suas competências na criação, construção e colocação de novos produtos e serviços no mercado. A sua capacidade para reagir rapidamente a solicitações, quer internas, quer externas é um factor que também caracteriza o nível de conhecimento da organização.

Só após a realização de uma avaliação concreta e sistemática do actual nível de conhecimento da organização é que passa a ser possível definir as várias componentes do futuro Sistema de Gestão do Conhecimento - Pessoas, Processos e Tecnologias.

Em termos tecnológicos, poderiam implementar-se vários tipos de soluções ainda que, actualmente, estejam muito em voga soluções com base em Portais Empresariais. Este tipo de solução tem recolhido bastante aceitação, especialmente em organizações onde coexistem tecnologias de informação muito diversas (soluções de front-office de um fornecedor, de back-office de outro, etc.). A implementação de um Portal Empresarial, além de permitir simplificar e tornar mais efectiva a comunicação interna, possibilita o estabelecimento de um melhor e mais rápido canal com o mundo exterior, acessível via internet.

No entanto, não é só a implementação de um Portal Empresarial que pode tornar uma organização mais “inteligente”. Existem factores como a Cultura, a Estrutura das Equipas, a Liderança e as Práticas vigentes, que têm tanto ou mais peso no desenvolvimento do seu Conhecimento. Desta forma, é fundamental procurar medir:

  • A eficácia dos actuais protocolos de comunicação e de partilha de conhecimento e experiências,

  • A eficácia das actuais estruturas das equipas e dos seus estilos de liderança no encorajamento da partilha e da “alavancagem” do Conhecimento,

  • O sistema de valores que a organização impõe sobre a utilização do conhecimento, e

  • A sua abordagem à execução dos procedimentos instituídos e à criação de novos.

Só detendo mais esta informação, é que começa a ser possível iniciar a configuração de um Sistema de Gestão do Conhecimento adequado às características próprias da organização. Nem todas as soluções são boas, uma vez que cada organização é um caso particular, e por isso necessita ser conhecida com todo o detalhe antes do início de qualquer tipo de implementação.

Como todos sabemos, em Portugal existem muitas organizações que desfrutam de soluções tecnológicas similares, algumas de uma enorme abrangência funcional (os mais sofisticados ERP), mas que nem por isso conseguiram ganhar vantagens competitivas nos mercados em que actuam. Será porque a situação é de crise, ou porque não conseguem transformar toda a informação que recolhem em conhecimento gerador de mais valias?

Ainda, que a história da transformação de informação em conhecimento esteja muito no início e só possamos ler os seus primeiros capítulos, dá-nos já algumas indicações sobre o foco futuro do nosso esforço - garantir que as componentes Pessoas e Processos, estão verdadeiramente alinhadas com o potencial fornecido pela Tecnologia, e que a primeira dissemina o seu conhecimento de forma tão rápida e eficaz como hoje faz fluir a informação.

 

Mensagem Inicial

Um Pouco de História

O Hiper-Espaço de Negócio

"Um por Todos, Todos por Um"

Gestão de Contratos... (Parte 1)

Reengenharia ou Engenharia...

Pessoas e Tecnologias...

Da Dinâmica Empresarial

Da Informação ao Conhecimento

Desempenho Organizacional

Gestão Electrónica Documentos

Plano Estratégico de SI

Produtividade e Complexidade

O Impacto do ERP

A Dinâmica da Mudança

As TI no Sector Público Estatal

Medir o Desempenho

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Free Software - o futuro das TI

Gestão de Projectos - calcanhar...

Liderança e Vitória

Outsourcing Estratégico e ...

O Primado da Ideia

A Meta - O Romance da Gestão

Resposta - IT Does Not Matter...

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IT Governance - ...

Reengenharia do Sector Público

 

 
         

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