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Knowledge Optimisation    implementar    

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Nesta fase, já deverá ter encontrado ou solidificado ideias sobre Optimização do Conhecimento. Está, pois, no momento de começar a preparar o futuro da sua empresa, isto é, começa a fazer-lhe sentido a implementação de um projecto de Optimização do Conhecimento. No entanto, quer saber mais, quer ter uma ideia mais concreta do que é um projecto nesta área e de quais os seus factores críticos de sucesso.

Nas próximas páginas vamos tentar transmitir-lhe uma ideia tão concreta quanto possível do que é a implementação de um projecto de Optimização do Conhecimento, utilizando a nossa metodologia M:THINK. Espero que fique entusiasmada(o) com a forma como abordamos esta temática e queira passar à prática a sua implementação. Gostaríamos de colaborar consigo.  

 

O que é um projecto de Optimização do Conhecimento?

Podemos dizer que um projecto de Optimização do Conhecimento não difere em muito de outros projectos que tenham a ver com a implementação de novos conceitos e tecnologias nas empresas e organizações.

Tendo por base a nossa metodologia M:THINK, consideramos fundamental a correcta preparação da sua primeira fase - Organização do Projecto. 

Nesta fase não se pretende somente criar o plano de projecto, nem construir a equipa de projecto. Saber em que nível de Optimização do conhecimento se encontra cada organização é o primeiro passo para o sucesso do projecto. Se qualquer uma das seguintes afirmações for verdadeira, então a sua organização está preparada para iniciar o projecto.  

  • A temática da Gestão do Conhecimento é um tópico em discussão na sua organização?

  • Alguns dos seus colaboradores avaliaram os possíveis benefícios da Optimização do Conhecimento na sua organização?

  • Alguém mostrou um interesse particular pela implementação deste conceito?

  • Você, ou algum dos seus colaboradores, participou em seminários ou conferências sobre o tema?

  • A sua organização já tem alguma visão, ainda que preliminar e pouco focada, sobre os seus objectivos com a implementação de um projecto de Optimização do conhecimento?

Se a qualidade das respostas a estas questões indicarem que a organização encontra-se preparada para o projecto, então seguem-se algumas actividades também de importância significativa para a continuidade do projecto. Nomeadamente,

  • Divulgar os conceitos de Optimização do Conhecimento na organização,

  • Identificar pessoas que apoiem a realização do projecto,

  • Procurar janelas de oportunidade para a divulgação dos benefícios da Optimização do Conhecimento, 

  • Capitalizar na Internet e conseguir o apoio do Departamento Informático para o fornecimento da visão mais tecnológica da Optimização do Conhecimento.

Depois da execução desta fase preparatória, segue-se a fase da sua Definição Estratégica. No entanto, só deve começar esta fase se conseguir dar uma resposta adequada às seguintes perguntas:

  • A sua organização nomeou um Comité de Direcção para o futuro projecto e uma equipa de investigação sobre o conceito?

  • Existe um patrocinador bem definido para o projecto?

  • Procura internamente algumas possíveis iniciativas sobre a implementação do conceito?

  • O Departamento informático está interessado e disponível para o projecto?

  • Recolheu alguns casos de sucesso nas áreas que lhe interessa?

  • Identificou alguns áreas em que podem ser iniciados projectos piloto com sucesso?

  • Assegurou o patrocínio, orçamento e aprovação de alguns dos projectos piloto?

Nesta fase deverá realizar as seguintes actividades:

  • Construir a equipa de recursos internos para a realização do projecto,

  • Seleccionar os projectos piloto a implementar,

  • Seleccionar e contratar competências e experiências externas que permitam apoiar a realização de cada projecto piloto.

Se alguma das seguintes questões tiver resposta positiva, então pode iniciar a terceira fase do projecto, o Desenho e Construção de Iniciativas de OC:

  • Construiu uma estratégia de implementação para os projectos piloto?

  • Lançou algum projecto que permita criar comunidades, como um "site" intranet, ou outra qualquer iniciativa?

  • Encontrou e formou facilitadores e líderes de projecto?

  • Estabeleceu medidas e indicadores de performance, assim como um sistema para os avaliar?

  • Estabeleceu estratégias de aprendizagem com as iniciativas OC?

  • Definiu a estratégia de disseminação do conhecimento pela organização?

Se conseguiu responder positivamente a estas questões, pode entrar na fase de Desenho e Construção de Iniciativas OC, e realizar as seguintes actividades:

  • Financiar os projectos piloto,

  • Desenvolver processos de filtragem, indexação e validação da informação com o envolvimento da comunidade a que se dirige,

  • Analisar cuidadosamente os resultados obtidos e se eles estão de acordo com as expectativas iniciais.

Se alguma das respostas às seguintes questões for verdadeira, pode agora iniciar a quarta fase de desenvolvimento do projecto, a fase de Expansão e Suporte.

  • Com base nos resultados dos projectos piloto, existem outros departamentos na organização interessados em lançar iniciativas de OC?

  • Começou a "venda" interna do projecto na organização?

  • Comunicou, cuidadosamente, os resultados atingidos a toda a organização?

  • Criou uma estratégia de expansão das iniciativas de OC?

  • Identificou os recursos necessários para essa expansão?

Então pode começar as seguintes actividades:

  • Desenvolver uma estratégia de expansão,

  • Comunicar e "vender" internamente o projecto,

  • Realizar a gestão da expansão.

Está quase a iniciar a última fase da metodologia de implementação. Não se esqueça que uma organização deve procurar manter processos de melhoria contínua e ainda que deva finalizar esta fase e atingir o sucesso, não pode para sobre os louros. Deve continuar a projectar o seu futuro porque outros também projectam os deles.

Esta fase designa-se por Institucionalização e Disseminação da Optimização do conhecimento. Pode inicia-la se passar o teste das seguintes questões:

  • A Optimização do Conhecimento está ligada directamente ao seu modelo de negócio?

  • Existem várias iniciativas a decorrer na organização?

  • Todos os quadros e colaboradores estão formados e preparados para a utilização de tecnologias de OC?

  • Avaliou a sua estratégia de OC, identificou "gaps" e esquematizou ideias para eliminar estes "gaps"?

  • Construiu um estrutura formal de suporte à expansão da Optimização do Conhecimento? 

  • Construiu um programa de prémios de acordo com os resultados da estratégia de OC?

  • A partilha de conhecimento é agora norma na sua organização?

Então pode realizar a seguintes actividades:

  • Integrar a Optimização do Conhecimento no modelo de negócio da organização,

  • Ajustar a estrutura e o orçamento da organização com base nos resultados atingidos,

  • Analisar continuamente a evolução da Optimização do Conhecimento,

  • Integrar a avaliação da performance e dos prémios na estratégia de OC?

  • Integre as necessidades do negócio na estratégia de OC?

  • Continue a avaliar, inovar e integrar o seu conhecimento.

Quais os seus factores críticos de sucesso?

 

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